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Posturas de Trabajo en La Oficina

Los siguientes dibujos ilustran acerca de los problemas posturales más comunes y algunas soluciones posibles de aplicar en puestos de oficina con escritorio tradicional (rectangular). Tómelos sólo como sugerencias que servirán para la mayoría de las situaciones, pero no los asuma como soluciones definitivas. Por ejemplo, no siempre se necesitará usar apoya pies, o posiblemente habrá situaciones en que se requiera configuraciones de escritorio de esquina o con otros diseños.

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1.- Arregle su superficie de trabajo de modo de optimizar el uso del espacio disponible.

El manejo de sus documentos es sumamente importante. Si usted necesita mirar su teclado mientras escribe, lo mejor es ubicar el documento que copia entre el monitor y el teclado. Recuerde que su computador no es la única herramienta que está en constante uso, y que otros elementos – como el teléfono – deben estar accesibles con facilidad, sin necesidad de torcerse o estirarse. Use el mouse tan cerca del teclado como le sea posible.

2.- Asegúrese de contar con una distancia confortable entre sus ojos y la pantalla (en general, alrededor de 50 cm) y de contar con algo de espacio entre el borde del teclado y el borde de su superficie de trabajo (habitualmente de unos 20 cm) donde apoyar sus muñecas. Quizás sea necesario separar su escritorio de la pared (o del escritorio del frente) para tener espacio suficiente para retirar su pantalla más lejos de usted. Ubique su pantalla en frente suyo, de modo que no necesite torcer hacia ningún lado su cuello o tronco para trabajar con ella. Si su computador ocupa mucho espacio sobre su escritorio, sáquelo de él, disponiendo de otra mesa accesoria. Si usted debe atender público en su escritorio y simultáneamente debe usar un computador, entonces usted necesita tener dos puestos de trabajo. Una forma habitual de satisfacer ambas necesidades es disponer las dos superficies de trabajo en ‘L’, formando un ángulo recto (90°) entre ambas.
3.- Evite instalar objetos bajo su escritorio que dificulten u obstaculicen los movimientos de sus piernas.

4. Ajuste general de la silla

  Sentarse con la silla muy baja y lejos del escritorio lleva a asumir una postura reclinada hacia adelante, sin apoyar la zona lumbar en el respaldo de la silla; además, la cabeza se inclina hacia adelante, los pies se tuercen en torno a la base de la silla, dificultando la circulación sanguínea, y los hombros se proyectan adelante.

Mueva su silla hacia adelante, acercándola al escritorio y apoye su zona lumbar en el respaldo. Ajuste el respaldo de modo de tener buen apoyo para la espalda. Eleve el asiento de su silla, de modo que – estando los brazos cayendo verticales a los lados del cuerpo – los codos estén levemente por sobre el nivel de la superficie de trabajo.
5.- Apoyo de antebrazos La gente de estatura baja puede encontrar que al ajustar su silla de modo de lograr un buen apoyo en el piso, la altura de la superficie de trabajo queda muy elevada. Esto puede conducir a que sus antebrazos tiendan a extenderse hacia adelante (con elevación) y/o hacia los lados. Esto puede terminar produciendo sobrecarga y dolor (lesión) en los hombros.
Ajuste la silla de acuerdo a lo recomendado en el punto 4, anterior. Use un apoya pies si al elevar su silla para ajustar la altura de sus antebrazos resulta que sus pies no logran un buen apoyo en el piso. Existen modelos de sillas con apoya-antebrazos de altura regulable que proporcionan un apoyo suplementario para los antebrazos y la parte alta del cuerpo.
Altura del monitor I

  Si se ubica el monitor a una altura muy baja, el usuario tiende a inclinar la cabeza hacia abajo. Como resultado de esto, todo el cuerpo tiende a inclinarse hacia adelante, separándose del apoyo lumbar y llevando a encorvar la columna dorsal.

  Las personas expertas que digitan sin mirar el teclado pueden beneficiarse de elevar el monitor de modo que el borde superior de la pantalla se encuentre a la altura del horizonte de la mirada (no más arriba). Si ocupa un soporte para documentos, este debe estar a la misma altura que el monitor y a la misma distancia focal (ojo-pantalla) para evitar torcer o flexionar el cuello.

Altura del monitor II

 Las personas que necesitan mirar el teclado mientras escriben, se beneficiarán de bajar la altura del monitor, para minimizar la distancia entre ambos. El soporte para documentos deberá ubicarse entre la pantalla y el teclado para evitar torcer el cuello.

IMPORTANTE
Si usted no conoce como operan los controles de su silla, será incapaz de beneficiarse de estos consejos. Puede obtener ayuda leyendo los manuales de su silla o consultando con el asesor de Prevención de Riesgos u otro profesional de Seguridad de su empresa.
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10 Consejos para un Archivo Perfecto

Según los expertos, un sistema de archiv optimizado, debe permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

Hoy desde Papelería IcrExpress,  te ofrecemos estos 10 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo, ya sabes que puedes encontrar todo el suministro y equipación que necesites para tu oficina en nuestras Papelerías icrExpress o en nuestra tienda online: http://www.icrexpress.es/tienda/es/6-SUMINISTROAOFICINAS

  1. Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo
  2. Clasifícalo alfabéticamente:explorador_archivos_destacada Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste
  3. Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas
  4. Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
    En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
  5. Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra Tag X desde hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido es muy importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas
  6. No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen archivador
  7. Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir contigo este consejo del propio David Allen
  8. Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:
    Conversores-Principala) Etiqueta las carpetas, no los colgadores. Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador de cada letra a modo de separador
    b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador
    c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles para poder etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento
  9. Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final de año
  10. Úsalo. De nada sirven los otros nueve consejos si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dónde podrías mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna

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